บทความ
Workflow สำหรับธุรกิจที่มีการผลิตบนระบบ ERP
blog
ERP ย่อมาจาก Enterprise Resource Planning ซึ่งเป็นระบบการจัดการทรัพยากรขององค์กรโดยรวมที่ช่วยรวบรวมและบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจหลักๆ เช่น การผลิต, การเงิน, การขาย, การตลาด, และทรัพยากรบุคคล (HR) ในแพลตฟอร์มเดียว ทำให้ข้อมูลไหลเวียนได้อย่างราบรื่นและสามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เพื่อให้เห็นภาพชัดเจน ผู้เขียนจะอธิบาย Workflow สำหรับธุรกิจที่มีการผลิต โดยแบ่งเป็นกระบวนการหลักๆ ที่เชื่อมโยงกับระบบ ERP ดังนี้
1. กระบวนการวางแผนการผลิต (Production Planning)
-
รับใบสั่งซื้อ (Sales Order): เริ่มต้นเมื่อลูกค้าสั่งซื้อสินค้า ทีมขายจะบันทึกข้อมูลคำสั่งซื้อในระบบ ERP ซึ่งจะกลายเป็นข้อมูลต้นทางของกระบวนการทั้งหมด
-
ตรวจสอบสินค้าคงคลัง (Inventory Check): ระบบจะตรวจสอบว่ามีวัตถุดิบหรือสินค้าพร้อมส่งหรือไม่
- ถ้ามีสินค้าพร้อมส่ง: เข้าสู่กระบวนการจัดส่ง
- ถ้าไม่มีสินค้าพร้อมส่ง: เข้าสู่กระบวนการวางแผนการผลิต
-
วางแผนความต้องการวัสดุ (Material Requirements Planning – MRP): ระบบจะคำนวณปริมาณวัตถุดิบและส่วนประกอบที่จำเป็นต้องใช้ในการผลิตตามใบสั่งซื้อ และเทียบกับวัตถุดิบที่มีอยู่
-
ออกใบสั่งผลิต (Production Order): เมื่อยืนยันความต้องการวัตถุดิบแล้ว ระบบจะสร้างใบสั่งผลิตเพื่อแจ้งให้ฝ่ายผลิตทราบว่าต้องผลิตอะไร จำนวนเท่าไหร่ และเมื่อไหร่
2. กระบวนการจัดซื้อ (Purchasing)
-
สร้างคำขอจัดซื้อ (Purchase Requisition): หากวัตถุดิบไม่เพียงพอ ระบบจะสร้างคำขอจัดซื้ออัตโนมัติหรือโดยพนักงานเพื่อแจ้งฝ่ายจัดซื้อ
-
ออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order): ฝ่ายจัดซื้อจะตรวจสอบคำขอและส่งใบสั่งซื้อไปยังซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม
-
รับสินค้า (Goods Receipt): เมื่อซัพพลายเออร์ส่งสินค้ามาถึง ฝ่ายคลังสินค้าจะรับเข้าและบันทึกข้อมูลในระบบ ERP ซึ่งจะอัปเดตปริมาณวัตถุดิบในสต็อกโดยอัตโนมัติ
-
ตรวจสอบและชำระเงิน (Invoice Verification & Payment): ฝ่ายบัญชีจะตรวจสอบใบแจ้งหนี้ (Invoice) ที่ได้รับจากซัพพลายเออร์และดำเนินการชำระเงินตามเงื่อนไขที่ตกลงกันไว้
3. กระบวนการผลิต (Manufacturing)
-
เบิกวัตถุดิบ (Material Issue): ฝ่ายผลิตจะเบิกวัตถุดิบจากคลังสินค้าตามที่ระบุในใบสั่งผลิต
-
ผลิตสินค้า (Production Execution): กระบวนการผลิตจะเริ่มต้นขึ้น พนักงานจะบันทึกความคืบหน้าการผลิตในระบบ
-
รายงานผลการผลิต (Production Reporting): เมื่อผลิตเสร็จแล้ว พนักงานจะบันทึกจำนวนสินค้าที่ผลิตได้ ซึ่งระบบจะตัดยอดวัตถุดิบที่ใช้ไปและเพิ่มยอดสินค้าสำเร็จรูป (Finished Goods) เข้าคลังสินค้าโดยอัตโนมัติ
4. กระบวนการคลังสินค้าและการจัดส่ง (Warehousing & Shipping)
-
รับสินค้าสำเร็จรูปเข้าคลัง (Finished Goods Receipt): สินค้าที่ผลิตเสร็จแล้วจะถูกนำเข้าสู่คลังสินค้าและมีการบันทึกในระบบ ERP
-
จัดสินค้าตามคำสั่งซื้อ (Picking & Packing): เมื่อถึงกำหนดจัดส่ง ฝ่ายคลังสินค้าจะไปเบิกสินค้าตามใบสั่งซื้อ
-
จัดส่ง (Shipping): สินค้าจะถูกส่งออกจากคลังและข้อมูลการจัดส่งจะถูกบันทึกในระบบ ERP
5. กระบวนการขายและการเงิน (Sales & Finance)
-
สร้างใบแจ้งหนี้ (Invoicing): เมื่อสินค้าถูกจัดส่งแล้ว ระบบจะสร้างใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าโดยอัตโนมัติ
-
บันทึกการชำระเงิน (Payment Recording): เมื่อลูกค้าชำระเงินแล้ว ฝ่ายบัญชีจะบันทึกการชำระเงินในระบบเพื่ออัปเดตสถานะของลูกหนี้ (Accounts Receivable)
-
ออกรายงาน (Reporting): ระบบ ERP สามารถสร้างรายงานต่างๆ เช่น รายงานกำไร-ขาดทุน (P&L), งบดุล (Balance Sheet), และรายงานวิเคราะห์การขาย เพื่อช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจ
Workflow เหล่านี้จะทำงานร่วมกันในระบบ ERP เพื่อให้ข้อมูลเป็นปัจจุบันแบบ Real-time ทำให้ผู้บริหารสามารถตรวจสอบสถานะการผลิต, ยอดขาย, และสถานะการเงินได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้กับองค์กร