ค่าใช้จ่ายวางระบบอีอาร์พี (ERP) มีอะไรบ้าง

สำหรับองค์กรที่ต้องการวางระบบอีอาร์พี (ERP) อาจจะมีข้อสงสัยในเรื่องของค่าใช้จ่ายในการวางระบบ ว่ามีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง และเมื่อจ่ายแล้วทางองค์กรจะได้รับอะไร หรือทางองค์กรควรจะเตรียมจัดสรรงบประมาณในการวางระบบอีอาร์พี (ERP)อย่างไร

ในบทความนี้ผู้เขียนจะนำเสนอรายละเอียดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในเบื้องต้นสำหรับการวางระบบอีอาร์พี (ERP) โดยมีทั้งหมด 3 ส่วนดังนี้คือ

1. ค่าใช้จ่าย License การใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP)

2. ค่าใช้จ่ายในการฝึกพนักงานในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP)

3. ค่าใช้จ่ายในการรับบริการด้านอื่น ๆ จากผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี (ERP)

โดยทั้งสามข้อที่ผู้เขียนได้กล่าวมาข้างต้นมีรายละเอียดดังนี้

1. ค่าใช้จ่าย License การใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP)

สำหรับค่าใช้จ่าย License การใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) นั้นจะเป็นค่าใบอนุญาตให้สิทธิในการเข้าใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ซึ่งในแต่ละผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี (ERP) ก็จะมีการคิดอัตราค่า License ที่แตกต่างกัน อาทิเช่น

• คิดค่า License ครั้งเดียวแล้วผู้ใช้งานระบบสามารถใช้งานระบบได้ตลอดไป

• คิดค่า License เป็นรายปีคือทางผู้ใช้บริการจะทำสัญญาจ่ายค่า License เป็นรายปีกับผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี

• คิดค่า License โดยอ้างอิงจากจำนวนผู้เข้าใช้งานระบบ เป็นต้น

ซึ่งค่าใช้จ่ายในการซื้อ License นี้จะขึ้นอยู่กับนโยบายของผู้ให้บริการอีอาร์พีเอง ดังนั้นในแต่ละบริษัทของผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีจึงมีแนวทางการคิดค่า License ของระบบอีอาร์พีที่แตกต่างกันออกไป

2. ค่าใช้จ่ายในการฝึกพนักงานในการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP)

ค่าใช้จ่ายในส่วนของการฝึกพนักงานในการใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) นั้นทางผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีจะมีการคิดค่าใช้จ่ายในการเทรนการใช้งานระบบเป็นแมนเดย์

ตัวอย่าง สมมติว่าอัตราค่าใช้จ่าย 1 แมนเดย์มีค่าเท่ากับ 15,000 บาท ทางผู้ใช้บริการระบบอีอาร์พีต้องการเทรนการใช้งานระบบโดยผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีคิดค่าใช้จ่ายที่ 2 แมนเดย์

ดังนั้นค่าบริการในการเทรนการใช้งานระบบอีอาร์พี จะคิดเป็นจำนวนเงินเท่ากับ 30,000 บาท เป็นต้น

โดยในส่วนของค่าบริการที่คิดเป็นแมนเดย์ก็อาจมีการเจรจาต่อรองกันกับผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี (ERP) ได้บ้างตามความเหมาะสม

3. ค่าใช้จ่ายในการรับบริการด้านอื่น ๆ จากผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี

ค่าใช้จ่ายในส่วนนี้อาทิเช่น

• ค่าใช้จ่ายในการดำเนินการวางระบบอีอาร์พี (ERP)

• ค่าบริการดูแลระบบ (maintenance)

• ค่าใช้จ่ายด้านการสนับสนุนทางเทคนิคในการใช้ระบบอีอาร์พี (ERP)

ค่าใช้จ่ายในส่วนดังกล่าวข้างต้นนี้มักจะมีการทำเป็นสัญญาบริการระหว่างผู้ใช้งานระบบอีอาร์พีกับผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี ซึ่งในสัญญาบริการจะระบุชัดเจนว่าทางผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีจะต้อง Support ผู้ใช้บริการในด้านใดบ้าง อาทิเช่น

• วางระบบอีอาร์พีให้เป็นผลสำเร็จ

• มีการอัปเดตระบบให้ผู้ใช้บริการอย่างสม่ำเสมอ

• มีการดูแลให้คำปรึกษาปัญหาทางเทคนิคต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นเมื่อใช้งานระบบอีอาร์พี

• มีการดูแลการสำรองข้อมูลให้กับผู้ใช้บริการระบบอีอาร์พี เป็นต้น

กล่าวโดยสรุป ในส่วนของค่าใช้จ่ายในการวางระบบอีอาร์พีนั้นจะมีค่า License ค่าเทรนการใช้งานระบบ รวมถึงค่าใช้จ่ายในการได้รับการ Support ทางเทคนิคต่าง ๆ จากผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี ซึ่งค่าใช้จ่ายทั้งหมดนี้ก็ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายที่สูญเปล่า แต่ในทางกลับกันค่าใช้จ่ายเหล่านี้คือการลงทุนเพื่อใช้งานระบบอีอาร์พี โดยที่ผลตอบแทนของการลงทุนจะมาในรูปแบบของประสิทธิภาพในการบริหารจัดการองค์กรที่สูงขึ้นนั่นเอง