ผู้ให้บริการอีอาร์พี Support การใช้งานระบบให้ลูกค้าอย่างไร

ในการใช้งานระบบอีอาร์พี ผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีจะมีหน้าที่คอย support การใช้งานระบบให้กับองค์กร เพื่อให้การใช้งานระบบอีอาร์พีเกิดประสิทธิภาพสูงสุดต่อองค์กร

ซึ่งในการ support การใช้งานระบบอีอาร์พีนั้น ผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีมีหน้าที่ดังต่อไปนี้คือ

1. ดูแลการติดตั้งและการใช้งานระบบ

ผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีมีหน้าที่เก็บ requirements ต่าง ๆ เพื่อมาวิเคราะห์และออกแบบให้เป็นระบบอีอาร์พีที่ตรงกับวัตถุประสงค์ขององค์กรที่สุด ทั้งนี้เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการขององค์กร

รวมถึงช่วยปรับปรุงความสามารถในการตัดสินใจขององค์กร ด้วยการรวมกระบวนการต่าง ๆ ภายในองค์กรเข้าด้วยกัน ลดปัญหาความซ้ำซ้อนในการทำงาน ลดข้อผิดพลาดของข้อมูล transaction ต่าง ๆ องค์กร ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องและเชื่อถือได้

2. ดูแลการอัปเดตและการปรับปรุง

การอัปเดตและการปรับปรุงระบบอีอาร์พีอย่างสม่ำเสมอ ถือเป็นกระบวนการที่สำคัญที่จะช่วยคงประสิทธิภาพการทำงานของระบบอีอาร์พี และความทันสมัยของระบบอีอาร์พี ที่ควรจะต้องตอบสนองการใช้งานขององค์กรได้อย่างเป็นปัจจุบัน

ทีมพัฒนาระบบจะทำการวิเคราะห์และทดสอบการอัปเดตก่อนการปรับปรุงระบบจริง รวมถึงตรวจสอบความเสถียรของระบบให้แน่ใจว่าไม่มีปัญหาหรือข้อผิดพลาดใด ๆ

ในการอัปเดตมีขั้นตอนที่ต้องคำนึงถึงดังนี้คือ

• ทำการสำรองข้อมูลที่สำคัญก่อนการอัปเดตให้ข้อมูลถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย
• นำเสนอการอัปเดตแก่ผู้ใช้งานหรือผู้ดูแลระบบเพื่อทำการอัปเดตตามขั้นตอนที่กำหนด
• ทำการทดสอบระบบหลังจากการอัปเดตเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและประสิทธิภาพของระบบ
• แจ้งเตือนผู้ใช้งานเกี่ยวกับการอัปเดตและการปรับปรุง รวมถึงจัดการฝึกอบรมเพื่อให้ผู้ใช้งานปรับตัวตามการเปลี่ยนแปลงระบบ
• ติดตามประสิทธิภาพของระบบหลังการอัปเดตและให้บริการสนับสนุนเพื่อแก้ไขปัญหาหรือตอบคำถามที่เกี่ยวข้อง

ซึ่งการอัปเดตและการปรับปรุงระบบเป็นกระบวนการที่ต้องระวังและต้องประสานงานให้ดี รวมถึงมีการทดสอบอย่างดีเพื่อไม่ให้มีผลกระทบที่ไม่คาดคิดต่อระบบทั้งหมด

3. ดูแลการแก้ไขปัญหาระหว่างการใช้งานระบบ

การแก้ไขปัญหาในการใช้งานระบบอีอาร์พีมีขั้นตอนที่ควรปฏิบัติตามเพื่อให้สามารถแก้ปัญหาที่เกิดจากการใช้งานระบบอีอาร์พีได้อย่างสมบูรณ์ ดังนี้คือ

• ทำการระบุปัญหาที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจนจดบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับปัญหา, เวลาเกิด, และผู้ที่รายงานปัญหา เพื่อจะได้มีข้อมูลสำหรับการตรวจสอบย้อนหลังได้หากมีปัญหาในรูปแบบเดียวกันเกิดขึ้นอีกครั้ง
• หากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นที่จุดใดให้ตรวจสอบตรงจุดนั้นโดยตรวจสอบว่าผู้ใช้งานระบบได้ทำขั้นตอนใดบ้างก่อนที่ปัญหาการใช้งานจะเกิดขึ้น จากนั้นหาแนวทางในการแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมเช่น หากต้องมีการตรวจสอบที่ฐานข้อมูล ทีมพัฒนาระบบก็ควรไปเอาฐานข้อมูลของผู้ใช้งานระบบมาตรวจสอบ โดยมีการ back up ฐานข้อมูลไว้ด้วยเสมอ เป็นต้น
• เมื่อทีมพัฒนาได้ทำการแก้ไขแล้วควรมีการทดสอบการแก้ไขเพื่อตรวจสอบความถูกต้องในการใช้งานระบบจากนั้นจึงจะมีการแจ้งไปยังผู้ใช้งานระบบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นได้ถูกแก้ไขทั้งหมดแล้ว จากนั้นให้ผู้ใช้งานระบบได้ทำการทดสอบระบบด้วยอีกครั้งหนึ่ง

กล่าวโดยสรุป ผู้ให้บริการระบบอีอาร์พีควรมีการ support การใช้งานระบบให้กับองค์กรผู้ใช้งานที่ครอบคลุมสามเรื่องหลัก ๆ คือ การติดตั้งระบบ การปรับปรุงระบบ และการดูแลการแก้ไขปัญหาระหว่างการใช้งานระบบ

ซึ่งหากต้องมีการอบรมผู้ใช้งานเพิ่มเติมในการใช้งานระบบให้ความรู้ของผู้ใช้งานระบบเป็นปัจจุบัน ทางผู้ให้บริการระบบอีาร์พีก็ควรมีการ support ในส่วนนี้ด้วยเช่นกัน