ในการวางระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP) นอกจากจะต้องการทีมที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญในประเภทของกิจการนั้นๆ แล้ว ยังต้องมีขั้นตอนการดำเนินงานตามหลักการที่ถูกต้อง เพื่อผู้ประกอบการสามารถใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

ขั้นตอนการวางระบบอีอาร์พี (ERP)

ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการเพื่อเลือกอีอาร์พี (ERP) ที่เหมาะสมที่สุดกับองค์กร
ขั้นตอนการเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP)
ขั้นตอนการปรับแต่งอีอาร์พีเพื่อให้เข้ากับองค์กรของคุณ
ขั้นตอนการซิงค์ข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลซิงค์ได้ถูกต้องและเสถียร
ขั้นตอนการทำความเข้าใจกับบุคลากรในองค์กร
ขั้นตอนการฝึกอบรมให้กับบุคลากรในองค์กร
ขั้นตอนเตรียมการก่อนใช้งานจริง
ขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) เต็มรูปแบบ
ขั้นตอนหลังจากใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) เต็มรูปแบบ

รายละเอียดแต่ละขั้นตอน

1. ขั้นตอนการวิเคราะห์ความต้องการเพื่อเลือกอีอาร์พี (ERP) ที่เหมาะสมกับองค์กร

ในขั้นตอนนี้ผู้ประกอบการสามารถค้นหาผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ซึ่งอาจค้นหาบน google search, งาน Expo จัดโดยหน่วยงานราชการและตามงานแสดงสินค้า ซึ่งผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) นิยมที่จะไปออกบูธเพื่อแนะนำบริการแก่ลูกค้าที่เป็นผู้ประกอบการธุรกิจประเภทต่างๆ

โดยผู้ประกอบการอาจเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ไว้เป็นทางเลือกมากกว่า 1 ผู้ให้บริการก็ได้ และสอบถามรายละเอียดต่างๆ ในการให้บริการ เช่น ขนาดของระบบตอบสนองกับขนาดขององค์กรหรือไม่ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นสอดคล้องกับงบประมาณขององค์กรหรือไม่ เป็นต้น

ในขณะเดียวกันผู้ประกอบการเองควรทราบความต้องการในองค์กรของตนเองด้วยเช่นกัน ว่าต้องการระบบอีอาร์พี (ERP) เข้ามาบริหารจัดการองค์กรของคุณเองอย่างไร

2. ขั้นตอนการเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP)

เมื่อทางผู้ประกอบการมีข้อมูลผู้ให้บริการที่คุณสนใจ และทราบความต้องการของผู้ประกอบการเองแล้ว จากนั้นผู้ประกอบการจะทำการเลือกผู้ให้บริการอีอาร์พีเพื่อทำการนัดหมายประชุม/พูดคุยกับผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP)

ในขั้นตอนนี้ผู้ประกอบการจะมีข้อมูลประกอบการตัดสินใจเพิ่มมากขึ้น เพราะสามารถสอบถามถึงกระบวนการทำงานต่าง ๆ ในการวางระบบอีอาร์พี (ERP) รวมถึงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ตั้งแต่ เริ่มต้นวางระบบไปจนถึงกระบวนการสุดท้ายคือผู้ประกอบการต้องสามารถปิดงบดุลได้

โดยในส่วนนี้ผู้ประกอบการอาจทำการเปรียบเทียบราคาผู้ให้บริการอีอาร์พีแต่ละราย รวมถึงรายละเอียดในการดำเนินงานต่าง ๆ เพื่อให้ได้ราคาที่เหมาะสม และเพื่อให้ได้ระบบอีอาร์พี (ERP) ที่สามารถบริหารจัดการองค์กรได้ตรงตามที่คุณต้องการ

3. ขั้นตอนการปรับแต่งอีอาร์พีเพื่อให้เข้ากับกิจการของคุณ

ในขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ต้องการรายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงในกิจการของคุณ เพื่อทำการ customize ให้ระบบอีอาร์พี (ERP) เข้าไปบริหารจัดการองค์กรของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ในขั้นตอนนี้ทางผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) จะมีทีมที่ปรึกษาเข้าไปวิเคราะห์กระบวนการทำงานขององค์กรโดยละเอียด เพื่อให้ได้ Flow ในการทำงานที่เป็นระบบและเป็นระเบียบ ซึ่ง Flow ในการทำงานนี้จะเป็นรายละเอียดที่เฉพาะเจาะจงสำหรับองค์กรคุณเอง

หลังจากนั้นทางทีมที่ปรึกษาจะนำ Flow ที่ได้มาปรับแต่งให้ได้ระบบอีอาร์พี (ERP) ที่มีคุณสมบัติเหมาะสมในการเข้าไปบริหารจัดการองค์กรของคุณ

4. ขั้นตอนการซิงค์ข้อมูลเพื่อให้ข้อมูลซิงค์ได้ถูกต้องและเสถียร

ในขั้นตอนนี้คือ การอัพเดตข้อมูลจากระบบอื่นๆ ที่องค์กรของคุณใช้อยู่ แล้วนำข้อมูลที่ได้มาเข้าสู่ระบบอีอาร์พี (ERP) ในการซิงค์ข้อมูลนี้ต้องคำนึงถึงการรักษาความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของข้อมูลเสมอ นอกจากนี้ยังควรมีการตรวจสอบและทดสอบการซิงค์เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลถูกนำเข้าอย่างถูกต้อง ไม่เกิดปัญหาในกระบวนการ

ในส่วนของการซิงค์ข้อมูลอาจใช้โปรแกรมสำหรับการซิงค์ข้อมูล ควรดำเนินการโดยผู้เชี่ยวชาญระบบอีอาร์พี (ERP) โดยเฉพาะ ซึ่งก็คือทีมงานผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ที่ผู้ประกอบการเลือกนั่นเอง

5. ขั้นตอนการทำความเข้าใจกับบุคลากรในองค์กร

ในขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่ค่อนข้างมีความอ่อนไหว เนื่องจากในแต่ละองค์กรก่อนหน้าที่จะเปลี่ยนมาใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) ในการบริหารจัดการองค์กร มักจะมีรูปแบบการดำเนินงานที่ทำกันมาอย่างยาวนาน ในบางรูปแบบอาจกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กรซึ่งยากในการเปลี่ยนแปลง

การใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) เข้ามาบริหารจัดการองค์กร อาจทำให้พนักงานบางส่วนเกิดความกังวลในการปรับตัวจากรูปแบบการทำงานที่เคยชินและสามารถทำได้อย่างคล่องตัว มาเป็นการทำงานในอีกรูปแบบที่แตกต่างกัน อีกทั้งพนักงานอาจยังไม่เคยมีประสบการณ์ในการใช้ระบบอีอาร์พี (ERP) มาก่อน

ดังนั้นการสื่อสารและทำความเข้าใจกับพนักงานในองค์กรถึงความเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น จึงมีความจำเป็นและควรทำ เพื่อให้พนักงานได้เห็นแนวทางการทำงานในอนาคตที่ชัดเจน และเป็นขวัญกำลังใจที่ดีสำหรับบุคลากรในองค์กรอีกด้วย

6. ขั้นตอนการฝึกอบรมให้กับบุคลากรในองค์กร

ในขั้นตอนการฝึกอบรมให้กับบุคลากรในองค์กรจะเป็นการร่วมมือของทั้งผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) และผู้รับบริการซึ่งก็คือผู้ประกอบการนั่นเอง

โดยผู้ประกอบการต้องทำการนัดหมายวันและเวลาในการฝึกอบรมกับทางผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) จากนั้นผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) จะส่งทีมที่ปรึกษาในการวางระบบอีอาร์พี (ERP) และ Customer Support เข้าไปอบรมการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP)

ทีมที่ปรึกษาในการวางระบบอีอาร์พี (ERP) จะสอนวิธีการเข้าระบบและการเข้าใช้งานในโมดูลต่างๆ ซึ่งผู้เข้าอบรมจะเป็นพนักงานในแผนก/ส่วนต่าง ๆ ขององค์กร ที่ต้องเข้าใช้งานในระบบอีอาร์พี (ERP) ให้สามารถเข้าใช้งาน บันทึกข้อมูล สั่งประมวลผล เรียกดูข้อมูลต่าง ๆ รวมถึงการใช้งานอื่น ๆ ของระบบได้

เมื่อทำการอบรมเสร็จแล้ว หากเกิดปัญหาติดขัดในการใช้งาน ผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) จะมีทีม Customer Support คอยรับทราบปัญหาต่าง ๆ อาทิเช่น ระบบเกิดการหน่วง, เรียกดูข้อมูลไม่ได้ เป็นต้น

ซึ่งแนวทางในการแก้ไขจะขึ้นอยู่กับรายละเอียดของปัญหาที่เกิดขึ้น บางปัญหาทีม Customer Support สามารถให้คำแนะนำได้เลย บางปัญหาอาจต้องรอให้ทีมงานโปรแกรมเมอร์เข้าตรวจสอบแก้ไข เป็นต้น

7. ขั้นตอนเตรียมการก่อนใช้งานจริง

ก่อนที่จะใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) จริง จะต้องมีขั้นตอนที่ผู้ใช้บริการยังคงใช้ระบบเดิมในองค์กรคู่ขนานไปกับระบบอีอาร์พี (ERP) จนกระทั่งเมื่อลูกค้าสามารถใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ได้อย่างราบรื่นแล้ว ผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) จะทำการ Go Live และเมื่อ Go Live เรียบร้อยแล้วจึงจะเรียกได้ว่าองค์กรของคุณได้ทำการใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ร้อยเปอร์เซ็นต์

8. ขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) เต็มรูปแบบ

เมื่อองค์กรได้เริ่มใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) เต็มรูปแบบ อาจมีการพบปัญหาในระหว่างการใช้งานเช่น การรันระบบไม่ผ่าน, การหน่วงเวลาในการดึงข้อมูลในระบบ หรือปัญหาอื่น ๆ

ปัญหาระหว่างทางที่เกิดขึ้นอาจมาจากทางผู้ใช้งานเอง หรืออาจมาจากตัวระบบอีอาร์พี (ERP) ซึ่งทางผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) จะมีทีม Customer Support ที่คอยให้ความช่วยเหลือหากเกิดปัญหาในการเข้าใช้ระบบ โดยผู้ใช้ระบบสามารถแจ้งปัญหาต่างๆ ให้ผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ทราบ ด้วยช่องทางการสื่อสารในการแจ้งปัญหาที่ทั้งสองฝ่ายได้ตกลงกันไว้

ค่าใช้จ่ายในส่วนของ Customer Support ตามที่ได้ตกลงกันระหว่างผู้ใช้บริการระบบกับผู้ให้บริการระบบอีอาร์พี (ERP)

9. ขั้นตอนหลังจากใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) เต็มรูปแบบ

หลังจากที่องค์กรได้ใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) อย่างเต็มรูปแบบแล้ว ทางผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) จะมีการอัพเดทระบบให้กับผู้ใช้งานระบบอย่างสม่ำเสมอเช่น มีการอัพเดทระบบให้ปีละ 1 ครั้ง หรือตามที่ได้ระบุในสัญญาบริการ เป็นต้น

หลังจากเริ่มใช้งานแล้ว หากองค์กรผู้ใช้งานระบบอีอาร์พี (ERP) ต้องการปรับในบางฟังก์ชั่นใช้งาน หรือเพิ่ม Module ต่าง ๆ ก็สามารถแจ้งกับทางผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ได้ ซึ่งค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมขึ้นอยู่กับข้อตกลงและขอบเขตในการให้บริการของผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ทางองค์กรของผู้ใช้บริการเองก็สามารถสอบถามและต่อรองกับผู้ให้บริการอีอาร์พี (ERP) ได้เป็นกรณีไป

สำหรับบทความ 9 ขั้นตอนวางระบบอีอาร์พี (ERP) ที่ดีต้องทำอย่างไร ก็จะเป็นแนวทางสำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการเตรียมความพร้อมขององค์กรในการเข้าสู่การใช้งานระบบบริหารจัดการองค์กรอีอาร์พี (ERP)

โดยการทำตาม 9 ขั้นตอนนี้ ผู้ประกอบการหรือองค์กรก็จะสามารถจัดจ้างผู้ให้บริการในการวางระบบอีอาร์พี (ERP) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และองค์กรของผู้รับบริการก็สามารถใช้งานระบบได้อย่างราบรื่นนั่นเอง